Assistente Administrativo

1. Missão/Objetivo do Cargo:

Executar e auxiliar nas rotinas administrativas da empresa, contribuindo para a organização de documentos, atendimento interno, suporte logístico e manutenção do fluxo de cadastros, registros em sistemas, lançamentos de atribuições, correspondências e comunicações telefônicas. Também é responsável por validar informações, gerar guias e boletos, assegurando o cumprimento das demandas do setor administrativo dentro dos prazos e metas estabelecidos, sempre sob orientação dos gestores diretos.

2. Responsabilidades Principais:

• Atualizar planilhas e relatórios de controle administrativo, especialmente relacionados à administração de facilities;
• Atender os chamados gerados via os sistemas utilizados na empres, garantindo que os níveis de serviços (SLA), sejam atendidos;
• Realizar atendimento telefônico e recepção de visitantes;
• Realizar os processos logísticos e administrativos, como compra de passagens (aéreas e rodoviárias) e reservas de hospedagem.;
• Realizar consultas em sistemas internos, plataformas de clientes e sites governamentais para coleta e conferência de dados;
• Entrar em contato com clientes, fornecendo orientações e realizando agendamento para reuniões sempre que necessário, garantindo o atendimento de demandas e solicitações de acordo com prazos estabelecidos;
• Executar rotinas para conferência e prestação de contas de reembolsos solicitados para a área, necessários para contas a pagar e contas a receber;
• Apoiar na identificação de não conformidades nos processos administrativos, e nas oportunidades de melhoria contínua, participando do desenvolvimento de ações preventivas e corretivas.

3. Requisitos Necessário:

• Ensino superior em andamento ou completo;
• Pacote Office intermediário.

4. Competências/Conhecimentos Técnicos

• Conhecimento em processos administrativos e rotinas de escritório;
• Familiaridade com sistemas ERP e plataformas de administração relacionadas a compra de passagens e reserva de hotéis.

5. Competências/ Habilidades Comportamentais

• Organização e atenção a detalhes;
• Discrição e responsabilidade com informações financeiras;
• Pensamento crítico e raciocínio lógico;
• Vontade de aprender e senso de proatividade;
• Organização e gestão do tempo;
• Facilidade para seguir rotinas e trabalhar em equipe;
• Boa comunicação para interação com fornecedores e time interno.